立て替えた休職中の社会保険料

休職期間中の社会保険料徴収はどうする
従業員が、会社を私傷病等で休職し、会社が社会保険料を立て替えた場合、復帰後に返済してもらう約束をしていても、休職期間満了で退職してしまい、徴収できなかった等というケースがあります。
また、復帰したとしても、期間がだいぶ経ってから徴収もれに気付き、まとめて返済を求めにくい等という場合もあります。
社会保険料は、育児休業期間以外は、被保険者であれば、傷病で休んでも支払わなければなりません。
また賃金が支払われなくとも、健康保険料と厚生年金保険料を本人、会社とも負担しなくてはなりません。
休職中の保険料の取り扱いを決めておく
従業員の私傷病による休職は、普通は、一定期間、雇用関係を維持したまま、就労義務は免除することとしている会社が多いと思います。
その間、会社は、従業員の社会保険料を負担する義務はありませんが、賃金の支払いがない場合保険料徴収はできません。
しかし、会社は月末になれば、会社分と従業員分の保険料を納入しなければなりませんので、本人から確実に保険料が徴収できるよう、本人に知らせておく必要があります。
就業規則や給与規程で休職中の保険料の取り扱いを明記しておくことが、従業員に周知させることになると思います。
休職中の取り扱いについて通知書を出す
会社の規程だけでは、個々の取り扱いはわからないため、休職する従業員に対しては「休職取扱い通知書」を発行し、いつからいつまでの休職を命ずるのか、また休職期間中の労働条件(休業中は給与を支払わない等)を記します。
本人負担の社会保険料額を記し、毎月払ってもらうのであれば、日付を決め指定日までには振り込んでもらうよう会社の口座を指示します。
また、支払う住民税についても取り扱いを決めておく方がよいでしょう。
その他、休職中の傷病具合の報告義務や復帰時や、復帰後の労働条件等も通知書記載しておくことが大事です。