実用的“５Ｗ２Ｈ”

「社員に指示した仕事が自分の思い通りに進んでいない」といった経験はありませんか。
その結果“仕事の手戻り”が起こり、もし、その仕事が大変重要なことだったりすると
・修正作業で無駄な人件費がかかる。
・納期遅れで顧客に大きな迷惑がかかり、信用が失墜する。
・商売の遅れで機会損失が発生する。
・競合他社に売上げ・利益をもって行かれる。
等々思わしくない結果が生じます。
その責任は指示した側にあるのでしょうか。指示された側にあるのでしょうか。
実は、その責任の大半は指示した方にあるのです。
物事を指示する原則
物事を的確に指示する場合は、“５Ｗ２Ｈ”が相手に伝わるように指示しなければなりません。
つまり、
・何故：ＷＨＹ
・何を：ＷＨＡＴ
・誰に（誰を）：ＷＨＯ
・何時：ＷＨＥＮ
・どこで：ＷＨＥＲＥ
・どのように：ＨＯＷ
・いくらで：ＨＯＷ　ＭＵＣＨ
このような事柄を指示する場合、相手に合わせて内容の具体性を変えなければなりません。
テーマを示し、「“５Ｗ２Ｈ”を満たすように書いて欲しい。」と言うだけでやってくれる相手と、相当具体的に示さないとできない相手がいるからです。
経営者・管理者の留意点
部下に対する指示は仕上がりレベルで合格点を与えられるように、次の点に留意すると良いでしょう。
・誰がどの程度の指示で仕事をこなす能力があるのか、部下の能力レベルをつかんでおき、それに合った指示を行う。
・「催事の案内状」「会議開催連絡」等々のできあがり文書を “５Ｗ２Ｈ”の要素が明記されているかどうかチェックする。